Datenschutzhinweis
Wie Vierta Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet und schützt.
Dieser Datenschutzhinweis soll Sie darüber informieren, wie wir, die Vierta, als für die Datenverarbeitung Verantwortlichen, Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und welche Rechte Sie gemäß der Allgemeinen Datenschutzverordnung haben.
Mit anderen Worten, wir möchten Sie darüber informieren, wie wir Ihre personenbezogenen Daten schützen und was wir tun, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten auf angemessene und sichere Weise verarbeitet werden.
Die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) unterliegt der Abkürzung GDPR aus der englischen General Data Protection Regulation. Wir werden daher diese Abkürzung in der internationalen Kommunikation mit Ihnen verwenden.
Datenverarbeiter
Die Person oder das Unternehmen, das Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet und zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet ist. Wir bei der Vierta sind für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich.
Maßnahmen
Als für die Verarbeitung Verantwortliche möchten wir Sie darüber informieren, wie Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Im Folgenden können Sie sehen, welche Maßnahmen wir durchführen, unter anderem:
- Warum benötigt die Vierta Ihre personenbezogenen Daten.
- Welche Rechtsgrundlage hat die Vierta für die Verarbeitung Ihrer Daten.
- Speicherdauer der personenbezogenen Daten, bevor sie gelöscht werden.
Grundsätzlich bewahren wir personenbezogene Daten nicht länger als 4 Jahre auf, es sei denn, Sie willigen erneut in eine weitere Verarbeitung ein. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere aus dem Steuer- und Handelsrecht, bleiben hiervon unberührt und können längere Fristen vorsehen.
Bewerberprofil & KI-Matching
Zur Erstellung eines passgenauen Kandidatenprofils erfassen wir im Quiz/Onboarding Angaben zu Fachgebiet, Ausbildung, Berufserfahrung, bevorzugtem Arbeitsort, Gehaltsvorstellung, Verfügbarkeit, Skills, Branchen und Sprachen. Diese Daten werden per KI-Matching (Lovable AI / Google Gemini) mit Stellenanforderungen von Unternehmen abgeglichen. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags bzw. die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie ggf. Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Aufbewahrungsfrist: Bis zur Löschung des Nutzerkontos, spätestens jedoch 4 Jahre nach der letzten Anmeldung, sofern keine erneute Einwilligung erfolgt.
CV-Upload & automatische Analyse
Bewerber können Lebensläufe hochladen. Diese Dokumente werden mit Hilfe von KI-Modellen (z. B. unpdf, OpenAI) analysiert, um strukturierte Zusammenfassungen, Stärken, mögliche Lücken und zitierte Profil-Highlights zu extrahieren. Die Verarbeitung dient der Transparenz für Unternehmen vor dem ersten Gespräch. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags bzw. Einwilligung.
Aufbewahrungsfrist: Bis zur Löschung des Profils bzw. des hochgeladenen Lebenslaufs, spätestens jedoch 4 Jahre nach dem letzten Login.
Unternehmens- und Kandidatenverifizierung
Zur Sicherstellung der Authentizität prüfen wir öffentlich zugängliche Unternehmenswebsites, Zertifikate und weitere öffentliche Quellen mittels Firecrawl (Website-Scraping) sowie ergänzender Websuche. Verifizierungsstatus können im jeweiligen Profil sichtbar sein. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse an Betrugsprävention und Plattformvertrauen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Aufbewahrungsfrist: Bis zur Löschung des zugehörigen Profils, spätestens jedoch 4 Jahre nach der letzten Verifizierungsprüfung.
Zahlungsabwicklung über Stripe
Für die Abwicklung von Abonnements und Einmalzahlungen übermitteln wir Zahlungsdaten (z. B. Kreditkarten-Token, Rechnungsadresse, Transaktionshistorie, Abonnementstatus) an Stripe. Stripe verarbeitet diese Daten ausschließlich zur Durchführung der Zahlung und zur Erfüllung steuerlicher Pflichten. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Aufbewahrungsfrist: Zahlungs- und Rechnungsdaten unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO und § 257 HGB von bis zu 10 Jahren. Diese gesetzliche Frist hat Vorrang vor der allgemeinen 4-Jahres-Grenze und kann nicht verkürzt werden.
Authentifizierung & Konto über Supabase
Zur Registrierung und Anmeldung verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, OAuth-Provider-Informationen (z. B. bei Google-Login), Sitzungs- und Zugriffsdaten über Supabase Auth. Diese Daten dienen der Bereitstellung des Kontos, der Authentifizierung und der Rechteverwaltung. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Aufbewahrungsfrist: Bis zur Löschung des Nutzerkontos, spätestens 4 Jahre nach der letzten Anmeldung.
Nachrichten/Chat zwischen Unternehmen und Kandidaten
Über die Vierta-Plattform können Unternehmen und Kandidaten Nachrichten austauschen. Inhalt und Metadaten dieser Konversationen (Absender, Zeitstempel, zugehöriges Match/Profil) werden gespeichert, um die Kommunikation zu ermöglichen und bei Bedarf nachvollziehbar zu machen. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Aufbewahrungsfrist: Bis zur Löschung des zugehörigen Profils oder Matches, spätestens 4 Jahre nach der letzten Nachricht.
Talentakquise für Unternehmen
Unternehmen hinterlegen Stellenanforderungen (Rolle, Fachgebiet, Ausbildung, Standort, Budget, Skills, Branchen, Sprachen). Diese Daten werden verwendet, um passende Kandidatenprofile zu identifizieren und vorzuschlagen. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Aufbewahrungsfrist: Bis zur Löschung des Unternehmensprofils bzw. der Position, spätestens 4 Jahre nach der letzten Aktualisierung.
Vertragsmanagement
Vertrags- und Abonnementdaten von Unternehmenskunden (Vertragspartner, Laufzeit, Zahlungsmodalitäten, Kündigungsdaten) werden zur Verwaltung der Geschäftsbeziehung verarbeitet. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags sowie gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO).
Aufbewahrungsfrist: Vertragsbezogene Buchführungsunterlagen unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO und § 257 HGB von bis zu 10 Jahren. Diese gesetzliche Frist hat Vorrang vor der allgemeinen 4-Jahres-Grenze. Sonstige Vertragsdaten ohne steuer-/handelsrechtliche Relevanz werden spätestens 4 Jahre nach Vertragsende gelöscht.
CRM
Kontaktdaten von Interessenten und Kunden werden zur Pflege der Geschäftsbeziehung, zur Beantwortung von Anfragen und zum gelegentlichen Versand produktbezogener Informationen verarbeitet. Die Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. bei Marketingmitteilungen die Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Aufbewahrungsfrist: 4 Jahre nach dem letzten Kontakt, sofern keine aktive Geschäftsbeziehung besteht.
Support
Supportanfragen und die dazugehörige Kommunikation (E-Mail, Name, Anliegen, ggf. Screenshots) werden verarbeitet, um Hilfe zu leisten, Fehler zu beheben und die Kommunikation zu dokumentieren. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags bzw. das berechtigte Interesse an einer funktionierenden Kundenkommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).
Aufbewahrungsfrist: 2 Jahre nach Abschluss der Anfrage, in begründeten Fällen (z. B. zur Bearbeitung wiederkehrender Anliegen) bis zu 4 Jahre.
Homepage & Cookies
Beim Besuch unserer Website werden personenbezogene Daten mithilfe von Cookies und ähnlichen Technologien erhoben, soweit eine Einwilligung vorliegt. Weitere Informationen finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie / im Cookie-Banner.
Service Development
Aggregierte und weitgehend anonymisierte Nutzungsdaten werden zur Verbesserung des Produkts, der Matching-Qualität und der Nutzererfahrung verarbeitet. Soweit personenbezogene Daten einbezogen werden, erfolgt dies auf Grundlage des berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Aufbewahrungsfrist: Personenbezogene Anteile werden spätestens nach 4 Jahren anonymisiert oder gelöscht.
Customer Success
Kontaktdaten und Nutzungsinformationen von Kunden werden zur Betreuung, zur Steigerung des Kundennutzens und zur Vermeidung von Abwanderung verarbeitet. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse an einer erfolgreichen Kundenbeziehung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Aufbewahrungsfrist: 4 Jahre nach dem letzten Kontakt bzw. Ende der Kundenbeziehung.
Bearbeitung von Neukundschaft
Kontaktdaten von Leads und Interessenten (Name, E-Mail, Unternehmen, Rolle, IP-Adresse bei Formularabsendung) werden verarbeitet, um Anfragen zu beantworten, Demos zu terminieren und Vertriebsaktivitäten durchzuführen. Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).
Aufbewahrungsfrist: 2 Jahre nach dem letzten Kontakt, sofern kein Vertrag zustande kommt, andernfalls maximal 4 Jahre.
Soziale Medien
Wir nutzen soziale Medien, um unsere Dienstleistungen bekannt zu machen und mit unserer Zielgruppe zu kommunizieren. Bei direkter Kontaktaufnahme über soziale Netzwerke verarbeiten wir die übermittelten personenbezogenen Daten auf Grundlage des berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. der Einwilligung.
Aufbewahrungsfrist: 4 Jahre nach dem letzten Kontakt, sofern keine kürzeren Löschregeln der jeweiligen Plattform gelten.
Antwortdienst
Kontaktdaten und Anliegen von Personen, die sich außerhalb des Supports an uns wenden, werden erfasst und weitergeleitet, um eine zuständige Ansprechperson zu benachrichtigen. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse an einer ordnungsgemäßen Kommunikationsverwaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Aufbewahrungsfrist: 1 Jahr nach Abschluss der Weiterleitung.
Admin Log-In
Administrative Kontaktdaten und Zugriffsprotokolle werden zur Sicherstellung der Plattformsicherheit, zur Rechnungsstellung, zur Erstellung von Statistiken und zur Administration verarbeitet. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags sowie das berechtigte Interesse an Betrieb und Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).
Aufbewahrungsfrist: Zugriffsprotokolle: 12 Monate. Administrative Kontaktdaten: bis zur Löschung des zugehörigen Kontos, maximal 4 Jahre.
Chatbot (Taliolino)
Der Chatbot Taliolino verarbeitet eingegebene Fragen, Kontextinformationen und ggf. Nutzer-IDs, um Nutzer durch das Onboarding zu führen, häufige Fragen zu beantworten und bei komplexen Anliegen an den Support zu leiten. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags bzw. das berechtigte Interesse an einer effektiven Nutzerführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).
Aufbewahrungsfrist: 90 Tage nach der letzten Interaktion, sofern kein Bezug zu einem bestehenden Nutzerkonto besteht; andernfalls wie das zugehörige Konto, maximal 4 Jahre.
Demo-Prozess
Kontaktdaten von Leads, die an einer Produktdemo interessiert sind, werden zur Terminierung, Erinnerung und Vertriebsbearbeitung verarbeitet. Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).
Aufbewahrungsfrist: 2 Jahre nach dem letzten Kontakt, sofern keine Geschäftsbeziehung zustande kommt, andernfalls maximal 4 Jahre.
Feedback-Sammlung
Bewertungen, Feedback-Nachrichten und Kontextinformationen werden zur Verbesserung der Plattform und der Nutzererfahrung verarbeitet. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Aufbewahrungsfrist: 4 Jahre, danach Anonymisierung oder Löschung.
Empfänger / Auftragsverarbeiter
Zur Erbringung unserer Dienstleistungen setzen wir ausgewählte Dienstleister ein, die personenbezogene Daten ausschließlich nach unseren Weisungen und im Rahmen geschlossener Auftragsverarbeitungsverträge verarbeiten:
- Supabase — Hosting, Datenbank und Authentifizierung. Speicherort und Verarbeitung der Konten-, Profil-, Chat- und Matching-Daten.
- Stripe — Zahlungsabwicklung für Abonnements und Einmalzahlungen. Stripe verarbeitet Zahlungsdaten wie Kreditkarten-Token, Rechnungsadressen und Transaktionsinformationen.
- Lovable AI / Google Gemini — KI-Matching, Verifizierungsabgleich und Unterstützung bei der Analyse von Profil- bzw. Stellenanforderungen. Es können personenbezogene Profil- und Stellenbeschreibungsdaten übermittelt werden.
- Firecrawl — Website-Scraping zur automatisierten Prüfung öffentlich zugänglicher Unternehmenswebsites und Zertifikate im Rahmen der Verifizierung.
Darüber hinaus können Daten an Behörden, Rechts- und Steuerberater sowie sonstige Empfänger weitergegeben werden, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Durchsetzung unserer Rechte erforderlich ist.
Marketing, Veranstaltungen und Analysen
Vierta erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten wie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer, den Namen Ihrer Organisation, Ihre Berufsbezeichnung und ähnliche Kontaktdaten zum Zweck des Versands von Marketingmitteilungen, Newslettern, Produktaktualisierungen, Einladungen zu Veranstaltungen und anderen Werbeinhalten im Zusammenhang mit unseren Produkten und Dienstleistungen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, einschließlich Kontaktdaten und bestimmter Informationen, auch zur Analyse und Verbesserung unserer Marketingaktivitäten, einschließlich Kampagnenleistung, Zielgruppenabgleich und Nutzerinteraktion.
Wenn wir gemeinsam mit Partnern Webinare oder Veranstaltungen organisieren, geben wir möglicherweise Registrierungsdaten (wie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Organisation und Ihre Berufsbezeichnung) an den mitveranstaltenden Partner weiter, um die Veranstaltung zu organisieren, veranstaltungsbezogene Informationen zu übermitteln und nach der Veranstaltung nachzufassen. Die Identität des Partners wird zum Zeitpunkt der Registrierung klar mitgeteilt.
Wir können Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um Ihnen dienstleistungsbezogene Mitteilungen zu senden (wie Bestätigungen, Erinnerungen oder den Zugang zu angeforderten Inhalten). Diese Mitteilungen sind für die Erbringung der angeforderten Dienstleistung erforderlich und unterliegen nicht den Einwilligungspräferenzen für Marketingzwecke.
Unsere Rechtsgrundlage ist die Einwilligung, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie den Abmeldelink in unseren Mitteilungen nutzen oder uns kontaktieren. In bestimmten Fällen stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse, unsere Produkte und Dienstleistungen zu bewerben und Beziehungen zu Geschäftskontakten zu pflegen. Wenn wir uns auf ein berechtigtes Interesse stützen, führen wir eine Abwägung durch, um sicherzustellen, dass unsere Interessen Ihre Grundrechte und Grundfreiheiten nicht überwiegen. Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Marketingzwecken jederzeit zu widersprechen.
Wir speichern personenbezogene Daten, die für Marketingmitteilungen verwendet werden, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Marketingzwecken widersprechen oder bis die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind. Marketing-Kontaktdaten werden regelmäßig überprüft und gelöscht oder anonymisiert, wenn sie inaktiv, veraltet oder für unsere Marketingaktivitäten nicht mehr relevant sind. Soweit möglich, sind wir bestrebt, inaktive Marketing-Leads nach einer festgelegten Inaktivitätsdauer zu entfernen oder zu anonymisieren.
Empfänger: Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen?
Nur Mitarbeiter der Vierta, die Ihre Daten benötigen, haben Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten. Unsere Datenverarbeiter verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten gemäß unseren Anweisungen. Bei Verdacht auf eine Straftat können wir Ihre personenbezogenen Daten an die Strafverfolgungsbehörden weitergeben. Darüber hinaus werden einige Daten auf unserer Website veröffentlicht. Diese Daten sind für jeden zugänglich, der unsere Website oder andere digitale Kommunikationsplattformen besucht.
Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb der EU/des EWR
Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten in die Vereinigten Staaten (SCC) auf der Grundlage von Vereinbarungen, gesetzlichen Verpflichtungen und einer Interessenabwägung sowie in das Vereinigte Königreich auf Grundlage von Vereinbarungen.
Durch die Veröffentlichung personenbezogener Daten auf unserer Website und anderen Kommunikationsplattformen sind diese weltweit verfügbar, sodass eine Übermittlung außerhalb der EU/des EWR erfolgen kann.
Um sicherzustellen, dass jede Datenübermittlung den geltenden EU-Rechtsvorschriften entspricht, verwenden wir die folgenden rechtlichen Mechanismen: Standardvertragsklauseln (SCCs). Diese Klauseln verpflichten die andere Partei, Ihre Daten zu schützen und Ihnen Rechte und Schutzmaßnahmen auf EU-Ebene zu gewähren.
Angemessenheitsentscheidung: Das bedeutet, dass wir personenbezogene Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermitteln, die über angemessene Gesetze zum Schutz personenbezogener Daten verfügen, wie von der Europäischen Kommission festgelegt.
Vereinbarung zur Datenverarbeitung
Wir haben mit unseren Dienstleistern Datenverarbeitungsverträge abgeschlossen. Dabei handelt es sich um datenschutzrechtlich erforderliche Verträge, die sicherstellen, dass die Daten unserer Website-Besucher nur nach unseren Anweisungen und in Übereinstimmung mit der DSGVO verarbeitet werden.
Server Log Files
Unsere Website erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server Log Files, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Die folgenden Daten werden erhoben:
- Status Ihrer Einwilligung oder Widerruf der Einwilligung.
- Ihre anonymisierte IP-Adresse.
- Informationen über Ihren Browser.
- Informationen über Ihr Gerät.
- Das Datum und die Uhrzeit, zu der Sie unsere Website besucht haben.
- Die URL der Webseite, auf der Sie Ihre Einwilligungseinstellungen gespeichert oder aktualisiert haben.
- Der ungefähre Standort des Nutzers, der seine Einwilligungspräferenz gespeichert hat.
- Ein universell eindeutiger Bezeichner (UUID) des Website-Besuchers, der das Cookie-Banner angeklickt hat.
Rechte
Wenn wir, die Vierta, Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, sind Sie eine betroffene Person und haben die folgenden Rechte:
Recht auf Zugang
Sie können beantragen, darüber informiert zu werden, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten, und, wenn ja, eine Kopie dieser Daten, einen so genannten Registerauszug, zusammen mit bestimmten Angaben zu erhalten.
Recht auf Berichtigung
Wenn Sie der Meinung sind, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung oder Ergänzung der Daten beantragen.
Recht auf Widerspruch
Wenn wir personenbezogene Daten auf der Grundlage eines allgemeinen oder legitimen Interesses verarbeiten, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Wenn wir nicht nachweisen können, dass es zwingende, berechtigte Gründe für die weitere Verarbeitung der Daten gibt, müssen wir die Verarbeitung einstellen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
In einigen Fällen, zum Beispiel wenn Sie der Verarbeitung widersprochen haben, haben Sie die Möglichkeit, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Indem Sie eine Einschränkung beantragen, haben Sie zumindest für einen bestimmten Zeitraum die Möglichkeit, uns von der Verwendung der Daten abzuhalten. Sie können uns auch daran hindern, die Daten zu löschen, zum Beispiel wenn Sie die Daten zur Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen benötigen.
Recht auf Löschung
Wenn wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, um einen Vertrag zu erfüllen, haben Sie in einigen Fällen die Möglichkeit, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu erhalten, um sie anderweitig zu verwenden, zum Beispiel durch Übermittlung der Daten an einen anderen für die Datenverarbeitung Verantwortlichen.
Datenschutzbeauftragter und Aufsichtsbehörde
Kontaktieren Sie uns unter support@vierta.de, um Ihre Rechte auszuüben. Wenn Sie Fragen und Anmerkungen zum Umgang mit personenbezogenen Daten haben, können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten wenden: datenschutz@talio.ai
Wenn Sie mit dem Umgang der Vierta mit Ihren personenbezogenen Daten nicht zufrieden sind, können Sie sich auch an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden, die die Aufsichtsbehörde der DSGVO (GDPR) ist.